Ini Dia Aplikasi Video Conference Cocok Untuk Rapat Online

Wabah Covid-19 membuat pemerintah mengeluarkan anjuran bekerja dari rumah atau work from home. Aplikasi video conference pun semakin diperlukan. Untuk menjaga kerja tetap produktif meskipun dari rumah masing-masing, kita harus menggunakan aplikasi video conference yang sesuai. Berikut beberapa aplikasi video conference yang paling cocok untuk rapat online.

Apa Itu Video Conference?

Konferensi video atau video conference adalah seperangkat teknologi informasi dan komunikasi yang digunakan untuk mengadakan pertemuan secara jarak jauh. Dengan bantuan teknologi seperti internet, komputer, dan smartphone, orang bisa berkomunikasi secara langsung walaupun tidak bertemu langsung.

Kebijakan work from home mengharuskan banyak pekerja bekerja dari rumah masing-masing. Rapat pun harus dilakukan secara online melalui video conference. Lalu, aplikasi apa yang paling baik digunakan untuk rapat online?

Ini Dia Aplikasi Video Conference Cocok Untuk Rapat Online

1. Zoom Meeting

Zoom bisa dibilang aplikasi video conference yang paling banyak digunakan sejak pandemi virus Corona berlangsung. Aplikasi ini memang memiliki banyak keunggulan dibandingkan lainnya.

Jika Anda menggunakan akun gratis, Anda tetap bisa mendapatkan banyak fitur yang mudah digunakan. Selain video dan audio conference, Anda juga bisa melakukan live chat kepada semua peserta rapat maupun secara personal. Anda juga bisa berbagi layar dengan peserta lain untuk melakukan presentasi.

Namun Zoom Free dibatasi 40 menit saja kecuali saat anda menjadi host pertemuan untuk pertama kalinya. Selain itu, jumlah peserta dibatasi 100 orang yang sebenarnya sudah cukup banyak.

Aplikasi ini juga memiliki 3 akun berbayar. Yang pertama adalah Zoom Pro dengan harga USD 14.99 per bulan. Paket ini cocok untuk tim kecil. Untuk fitur ini, jumlah peserta dan durasi video conference tidak dibatasi.

Pilihan ketiga dan keempat adalah Zoom Business dan Zoom Enterprise dengan harga USD 19.99 per bulan. Keduanya cocok untuk perusahaan dengan skala sedang sampai besar. Zoom Business menawarkan fitur tambahan seperti branding perusahaan dan transkrip pertemuan. Kedua paket ini tidak hanya cocok digunakan untuk video conference di perusahaan besar, tetapi juga untuk webinar atau seminar online.

Zoom tersedia dalam bentuk aplikasi PC maupun smartphone. Untuk bergabung dengan pertemuan lewat aplikasi ini, Anda tidak perlu memiliki akun. Cukup klik link pertempuran atau memasukkan kode serta password. Namun untuk memulai meeting Anda perlu membuat akun dengan cara sign up lewat akun Google atau Facebook atau mendaftar dengan email.

Namun belakangan ini terdengar kabar bahwa aplikasi video conference ini ternyata rawan masalah keamanan. Tetapi pihak developer Zoom sigap menanggapinya dengan melakukan update untuk melindungi keamanan pengguna. Selain itu, risiko kebocoran data minim jika Anda tidak memiliki akun dan hanya bergabung lewat link.

Bagaimana dengan yang sudah membuat akun? Setelah mengadakan pertemuan, Anda bisa langsung menghapus akun dan menghapus akses Zoom ke akun Google Anda. Ini untuk mencegah data pribadi Anda bocor ke pihak yang tidak bertanggung jawab.

2. Google Hangouts Meet

Aplikasi video conference gratis satu ini sangat praktis untuk pengguna setia Google, terutama G Suite untuk bisnis. Google Meet telah terhubung dengan layanan Google lainnya. Jadi, undangan rapat online di Google Hangouts Meet akan otomatis terhubung dengan Google Calendar.

Keunggulan lainnya adalah user interface Google Hangouts Meet yang sederhana. Orang yang paling gaptek pun tidak akan kesulitan menggunakannya. Selain video dan audio conference, aplikasi ini memiliki fitur chat yang bisa digunakan jika koneksi internet kurang stabil.

Google Hangouts Meet juga mempunyai enkripsi end-to-end supaya kerahasiaan dan keamanan komunikasi Anda dan rekan kerja terjaga. Ini menjadi keunggulan aplikasi tersebut di tengah kabar bahwa Zoom tidak aman digunakan. Ditambah lagi aplikasi ini bisa digunakan baik di komputer maupun smartphone.

3. Cisco WebEx

Satu lagi aplikasi video conference PC dan smartphone yang banyak digunakan oleh bisnis dan universitas. Aplikasi Cisco WebEx juga disebut sebagai salah satu penyedia platform video conference yang paling baik untuk organisasi berskala besar.

Cisco WebEx memiliki paket gratis dan paket berbayar. Aplikasi ini memiliki kelebihan yaitu kualitas video dan audio yang baik sehingga video conference dapat berjalan dengan lancar dan efisien. Jika koneksi internet Anda tidak cukup stabil, Anda bisa terhubung melalui audio saja.

Cisco WebEx juga menyediakan fitur berbagi file dan screen sharing. Ini sangat berguna jika Anda perlu melakukan presentasi atau membahas sebuah proyek bersama. Cisco WebEx memberikan pilihan bagi para peserta untuk mengedit sebuah file bersama-sama. Juga terdapat fitur papan tulis virtual di mana para peserta dapat berbagi ide dengan bebas.

Aplikasi ini juga memungkinkan penyelenggara meeting untuk mengatur pertemuan, misalnya mematikan audio (mute) semua peserta kecuali orang yang sedang menyampaikan ide. Selain itu, fitur berbayar Cisco WebEx memberikan rekaman pertemuan dalam format .mp4 dengan kualitas audio dan video HD.

Ditambah lagi, Cisco WebEx mempunyai menu chat. Jika ada masalah dengan koneksi internet, fitur chat tetap bisa digunakan agar pertemuan tetap berjalan.

4. Microsoft Teams

Apakah Anda pernah menggunakan Skype? Aplikasi video conference yang sempat marak beberapa tahun yang lalu itu telah digantikan oleh Microsoft Teams.

Aplikasi Microsoft Teams memiliki keunggulan yaitu video conference yang terintegrasi dengan fitur lain yang bisa memudahkan berjalannya rapat. Yaitu pesan instan, panggilan telepon biasa, dan pembagian dokumen.

Contohnya, Microsoft Teams telah terhubung dengan Microsoft Office 365 sehingga Anda dan rekan kerja bisa berkolaborasi untuk menyelesaikan pekerjaan dari rumah masing-masing. Anda juga bisa melakukan presentasi melalui fitur tersebut.

Sama seperti Zoom, Microsoft Teams tersedia untuk PC dan smartphone. Aplikasi ini pun memiliki paket gratis dan berbayar. Untuk paket gratis, Anda memiliki batas 300 orang pengguna per organisasi. Namun jumlah ini sebetulnya sudah lebih dari cukup.

Dengan akun gratis Anda sudah bisa leluasa melakukan rapat online, panggilan pribadi, dan screen sharing untuk presentasi. Anda juga masih bisa berbagi file melalui fitur Microsoft Office 365 dengan kapasitas penyimpanan 1 GB per orang dan 10 GB untuk semua peserta.

Sedangkan untuk akun berbayar, kisaran harga yang ditawarkan antara Rp 39.100,00 hingga Rp 159.100,00 per bulan untuk setiap pengguna. Dengan akun berbayar Anda akan mendapatkan fitur seperti video conference dengan peserta maksimal 250 orang dan mengadakan event online dengan maksimal 10 ribu peserta baik dari dalam maupun luar organisasi tempat Anda bekerja. Anda juga dapat menjadwalkan pertemuan yang tersinkronisasi dengan Google Calendar serta rekaman pertemuan dalam bentuk video dan audio.

5. Slack

Slack merupakan sebuah platform multiguna. Awalnya, Slack disebut sebagai pengganti surat elektronik atau e-mail. Pasalnya, Slack adalah aplikasi chatting dengan fitur yang menyerupai e-mail. Namun ternyata selain untuk chatting, Slack juga memiliki fitur video call dan video conference.

Kelebihan dari Slack adalah fitur video conference-nya yang cukup stabil. User interface Slack pun mudah digunakan bahkan oleh pengguna pertama. Anda bisa dengan mudah memulai video conference dan mengundang rekan kerja untuk bergabung.

Sama seperti aplikasi lainnya, Slack juga memiliki akun berbayar dan premium. Aplikasi premium akan memberikan Anda fitur screen sharing untuk menunjukkan layar komputer atau smartphone Anda kepada peserta lain.

Akan tetapi kekurangannya adalah jumlah peserta video conference dibatasi hanya 15 orang saja. Jika Anda memiliki tim berukuran kecil, aplikasi ini bisa dicoba. Tetapi untuk Anda yang berada di organisasi besar sebaiknya mencari alternatif lain.

6. FreeConference

FreeConference merupakan aplikasi yang bisa digunakan melalui smartphone ataupun tablet. Namun untuk PC, Anda tidak perlu menggunakan aplikasi. Cukup mengakses FreeConference melalui browser saja.

FreeConference juga memiliki fitur Screen Sharing yang bisa digunakan untuk menyampaikan atau mempresentasikan sebuah proyek kepada rekan-rekan setim Anda. Aplikasi ini juga menyediakan fitur chat. Manfaat lainnya adalah fitur file sharing. Jika ada dokumen penting yang perlu diakses rekan kerja, Anda bisa langsung membagikannya lewat FreeConference.

Ditambah lagi, FreeConference dapat memberikan siaran ulang meeting. Fitur ini bermanfaat sekiranya ada anggota yang berhalangan hadir karena keperluan mendadak.

FreeConference memiliki akun gratis dan berbayar. Namun akun gratis sudah cukup untuk bisa menjadwalkan dan mengadakan video conference dengan kualitas yang baik.

7. Jitsi

Apakah Anda mencari aplikasi yang benar-benar gratis? Anda bisa mencoba Jitsi, sebuah aplikasi video conference gratis. Berbeda dengan aplikasi lain yang sudah disebutkan sebelumnya, Jitsi sama sekali tidak menyediakan paket premium.

Walaupun gratis, Jitsi memiliki layanan yang bisa dibilang cukup lengkap. Fitur yang bisa Anda dapatkan antara lain screen sharing, integrasi dengan Etherpad yang memungkinkan peserta untuk mengedit bersama, dan juga jumlah peserta yang hampir tidak dibatasi.

Terdapat pula menu chat room yang bisa digunakan untuk bertukar pesan selama pertemuan. Fitur chat juga bisa menjadi alternatif darurat jika terjadi masalah koneksi yang tidak memungkinkan untuk video call.

Satu lagi fitur Jitsi yang unik adalah bisa dihubungkan dengan menu live stream YouTube. Dengan fitur ini, pertemuan Anda bisa diakses oleh siapa saja. Hal ini membuat Jitsi bisa dipertimbangkan untuk menyelenggarakan webinar atau rapat berskala besar.

8. WhatsApp

Pastinya Anda sudah familiar dengan aplikasi chatting yang satu ini. Jika Anda enggan mengunduh aplikasi video conferencing khusus apalagi yang berbayar, WhatsApp bisa menjadi alternatif. Aplikasi chatting ini mempunyai fitur video call yang bisa diisi 16 orang. Sedangkan group voice calls dapat menampung hingga 32 peserta.

Memang WhatsApp memiliki fitur yang jauh terbatas dibandingkan aplikasi lain. Namun mengingat tidak semua orang memiliki kuota atau koneksi internet yang memadai, WhatsApp bisa digunakan sebagai pilihan terakhir. Aplikasi ini masih bisa digunakan dengan baik untuk melakukan koordinasi dalam tim kecil.

Demikianlah beberapa aplikasi video conference yang cocok untuk rapat online. Dapat dilihat bahwa setiap aplikasi memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Bagaimana, apakah Anda sudah menetapkan yang mana yang akan Anda pakai bersama tim kerja Anda? Semoga kita semua tetap lancar dan produktif saat menjalankan work from home.