APLIKASI pesan instan ataupun media sosial membuat komunikasi kian mudah. Termasuk dalam ruang lingkup profesional. Namun, terkadang masih ada yang lupa, mengirim pesan kepada klien bisnis tidak bisa disamakan dengan bertukar pesan dengan teman.
Ada beberapa poin penting yang harus diperhatikan ketika berkomunikasi melalui pesan digital dalam urusan pekerjaan.
#Jangan ”spamming”
Secara profesional (kecuali sudah ada kesepakatan sebelumnya), sebaiknya tidak menghubungi melalui direct message (DM) Instagram atau WhatsApp –apalagi yang bersifat menawarkan produk– karena komunikasi tersebut akan termasuk dalam kategori ”spamming”. Apabila kita mengirimkan secara digital (e-mail atau DM), pastikan kita tetap menggunakan tata bahasa yang santun.
#Sadar waktu
Dalam konteks e-mail, tidak ada masalah untuk mengirimkan jam berapa pun selama kita sadar bahwa bila kita mengirimkan di luar jam kerja, tidak ada kewajiban untuk penerima membalas e-mail kita di waktu yang segera. Dalam konteks DM di Instagram atau pesan WhatsApp, sebaiknya tidak mengirimkan pesan di luar jam kerja (kecuali apabila sudah ada kesepakatan sebelumnya).
#Sapaan santun dan perkenalan diri
Untuk komunikasi via chat atau DM, dapat dimulai dengan sapaan yang lebih akrab namun tetap santun. Misalnya, ”Selamat pagi/siang/sore Bapak/Ibu (tuliskan namanya)… Saya [sebut nama] dari [nama perusahaan/instansi] …’’ Untuk komunikasi via e-mail, sebaiknya menggunakan bahasa surat-menyurat yang lebih formal.
#Sampaikan maksud dengan jelas
Setelah didahului dengan sapaan dan perkenalan diri, sampaikan maksud Anda kepada penerima pesan. Pastikan Anda tidak menggunakan pilihan kata dan tanda baca yang ”bernada” memerintah. Pastikan pula tidak ada typo atau penulisan tidak tepat yang membuat pesan Anda sulit dimengerti.
#Akhiri pesan dengan ucapan terima kasih
Jangan lupa menyampaikan terima kasih. Hal itu menunjukkan bahwa Anda menghargai penerima pesan.
#Hindari ini ketika berkomunikasi secara digital dalam ruang lingkup profesional
– Menghubungi klien di atas pukul 21.00 tanpa kesepakatan terlebih dahulu.
– Berkomunikasi via chat tanpa melakukan perkenalan dan langsung masuk pada pokok permasalahan. Misalnya, mengirim e-flyer tanpa perkenalan dan penjelasan meski di dalam e-flyer sudah terdapat contact person. Itu termasuk kategori ”spamming”.
– Menggunakan singkatan yang tidak baku (yg, sdh, tp…), apalagi bersifat ”slang” (kelihatanx, gw,…).
Seberapa pun derasnya perubahan zaman, yang namanya komunikasi dan hubungan antarmanusia pastilah akan melibatkan pikiran dan perasaan. Selain itu, kita juga perlu memahami The Golden Rule. Yaitu, apa yang kita tidak ingin orang lain perbuat kepada kita, maka jangan lakukan hal tersebut kepada orang lain. (*)
*) INDAYATI OETOMO, International Director John Robert Powers
Credit: Source link